Você já passou pela situação de ter tanta coisa para fazer que nem sabe por onde começar? Ou ainda, tem tanta coisa na cabeça que se esquece de fazer algumas delas? Bem, você não está sozinho. Com o dia corrido e cheio de atividades que temos é normal esquecermos de realizar algumas delas. No entanto, nada nos tira a culpa ou o sentiment de indignação quando esquecemos de realizar algo.
Uma maneira de tentarmos resolver este problema é realizar a Administração ou Organização do tempo. Para isso existem várias metodologias, técnicas e aplicativos. Mas nenhum deles funciona sem o nosso envolvimento e dedicação.
Para os interessados em conhecer um pouco sobre essas metodologias e técnicas, segue uma série de artigos sobre como organizar seu tempo e Fazer as coisas acontecerem.
O artigo de hoje é sobre o método para gerenciar tarefas, GTD – Getting Things Done, criada por David Allen e apresentado em seu livro homônimo em 2001. Minha intenção é mostrar um pouco sobre este método e sua aplicação para que todos possam ter uma noção do que se trata e, caso queiram se aprofundar no assunto, busquem o citado livro GTD.
Organizando tarefas com o GTD
As tarefas no GTD são organizadas por meio de um fluxo de trabalho. Este fluxo consiste em 5 estágios: Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Fazer.
Com essa técnica você conseguirá se concentrar no que está fazendo e não no que fará, uma vez que você têm certeza que o que deverá ser feito no futuro está documentado em seu sistema GTD.
1 – Coletar
A fase coletar pode ser vista como “download de sua mente”. Nela você deve colocar no papel (aplicativo, planilha, etc) tudo que está em sua mente e que deve ser realizado hoje ou em algum dia. Estas informações devem ficarão no que chamamos de In Box ou Caixa de entrada.
A In Bix serve para fazermos o descarregamento de todas as ações que precisam ser feitas, capturando tudo o que precisamos acompanhar, lembrar ou tomar alguma ação. Tudo que vier a sua mente deve estar na sua In Box e for a de sua cabeça. Esta é uma forma de esvaziar a sua mente e deixá-la livre para processor o que realmente importa.
A Inbox é um local temporário onde as ações ficam esperando pela realização da segunda fasa do GTD, que é processor as informações coletadas.
2 – Processar
A fase de processar as informações consistem em analisar, item a item, o que foi inserido na Inbox. O objetivo do processamento é esvaziar a Inbox e deixar as tarefas prontas para serem organizadas na Terceira fase do GTD. O processamento ocorre sempre que você tiver algo na Inbox.
Como processo uma informação da Inbox?
Ao ler os itens presentes em sua inbox, pegue um item por vez e faça as perguntas abaixo até encontrar a resposta correta:
1º – Esse item pode ser feito imadiatamente e leva menos de 2 minutos? ( Se sim, FAÇA AGORA. Caso contrário, pule para a próxima pergunta.)
2º – Esse item precisa de mais de um passo para ser realizado? ( Se sim, coloque este item na lista/pasta Projeto. Veremos a frente o que fazer com ele.)
3º – Este item tem data e hora para acontecer? ( Se sim, este item é um compromisso e deve ir para a sua agenda. Deixe no GTD somente tarefas e não compromissos.)
4º – Esse item pode ser delegado para alguém fazer para você e/ou você precisa de aguardar um evento externo para realize-lo? ( Se sim, encaminhe a atividade para a pessoa responsável e coloque este item na lista/pasta chamada Aguardando.)
5º – Este item pode ser realizado tão logo quanto for possível? ( Se sim, coloque na sua lista/pasta de Próximas Ações.)
6º – Esse item não pode ser feito tão cedo por conta de um mpedimento? ( Se sim, coloque este item na lista/pasta Algum Dia /Talvez.)
7º – Essse item não pode ser feito porque não é uma ação ou é algo totalmente absurdo? (Neste caso você tem 2 opções: pode guarder este item em sua lista/pasta de referência ou simplismente deletá-lo.)
Feito a análise de cada item da Inbox, podemos ir para o próximo passo, onde veremos que que fazer com cada item inseridos nas listas/pastas citados acima.
Feito a análise de cada item da Inbox, podemos ir para o próximo passo, onde veremos que que fazer com cada item inseridos nas listas/pastas citados acima.
3 – Organizar
Na fase de Processamento nos lançamos os itens nas listas/pastas citadas abaixo. Veja a explicação clara de cada uma delas:
Próximas Ações: Nesta lista ficam as ações que podem ser realizadas assim que houver tempo para realize-las, ou seja, são as próximas ações que devemos fazer.
Exemplos:
Comprar um presente de aniversário para a Fulano
Ligar para a assistência técnica da TV
Pagar a conta de Luz
Aguardando: Nesta lista ficam as ações que podemos delegar para alguém fazer por nós. Também ficam nesta lista ações que estão aguardando um evento externo para acontecer.
Exemplos:
Aguardando o retorno do suporte técnico da TV
Conserto do Carro
E-mal do chefe sobre a liberação para o feriado
Algum Dia/Talvez: Nesta lista ficam as ações que você não pode realizar tão cedo, também são ações que não precisamos necessariamente fazer.
Exemplos:
Viajar para Ilha de Malta
Saltar de Para-quedas
Comprar uma TV nova
Projetos: Nesta lista ficam tarefas que são tidas como compostas, ou seja, tarefas que podem ser decompostas em mais vários passos para serem realizadas.Projetos são um conjunto de ações que são necessárias para concluir uma ação maior.
Exemplos:
Viajar para Ilha de Malta
Tirar passaporte
Cotar/Comprar passagens
Cotar/Comprar hospedagem
Comprar malas
Arrumar as malas
Marcar as ferias
Etc.
Os exemplos de ações acima são meramente ilustrativos, cada uma dessas atividades poderia estar em lista diferentes, de acordo com o processamento que você fez de cada um dos itens de sua Inbox. As ações só podem ser processadas e organizadas por você. Por exemplo, a ação “Comprar um presente para Fulano” está na minha lista de Próximas Ações porque o aniversário dele é depois de amanhã. No entanto, se o aniversário dele for daqui a 2 semanas, eu poderia lance esta ação em Aguardando. Logo, pode-se dizer que só você entende ( ou entenderá) as ações que estarão em seu GTD.
4 – Revisar
Bem, se as ações vão caindo na Inbox e depois as processamos e lançamos nas listas/pastas o nosso trabalho acabou? Não! A etapa de organização das tarefas deve ser realizada periodicamente. Caso contrário, não iremos realizar as atividades que estão organizadas no GTD, iremos apenas realizar as ações que duram menos de 2 minutos ou as Próximas Ações.
A revisão das atividades é um item muito importante de GTD. Logo, para que você tenha um sistema confiável de GTD o ideal, de acordo com David Allen, é que você realize o controle diário e seminal dos itens.
Controle diário:
Faça download de sua mente inserindo os item em sua Inbox.
Processe os dados coletados.
Organize os itens da Inbox nas listas/pastas
Faça o que pode ser feito o quanto antes.
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Controle Semanal:
Revise as listas de Próximas Ações e Aguardando. Se algo não pode ser realizado tão cedo, coloque de volta na Inbox para processar o item e lançá-lo na lista/pasta Algum Dia/ talvez.
Revise todos os projetos.
Verifique as ações que estão em Aguardando, Projetos, etc, e reorganize estas transferindo para a lista/pasta de Próximas Ações ou outra pasta caso necessário.
Revise a lista de Algum Dia/ Talvez, se algo pode ser realizado, coloque-o novamente em sua Inbox para processá-lo e migrá-lo para a lista/pasta de Próximas Ações.
Lembre-se, com o tempo a sua visão sobre as atividades a serem executadas muda, por isso é muito importante realizar as revisões
5 – Fazer
Após coletarmos as informações, processá-las e revisá-las, chegamos ao estágio do “Simplesmente Faça”. Não adianta nada o tempo empenhado em organizar as ações se você não executá-las. Não há segredo nesta etapa, simplesmente faça o que deve ser feito! Fique atento e não caia no vicio de ficar organizando e revisando as ações e não executando nada. Pegue o seu GTD e Faça as coisas acontecerem!
Ok, eu sei que executar ou priorizar tarefas nem sempre é fácil, David Allen e outros estudiosos do assunto propõem uma série de modelos e dicas para lhe auxiliar nesta etapa. Mas isso já é assunto para outros posts.
Um abraço e até mais!
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